Protocol Zaal

[ <<< Congressen & Bijeenkomsten ]

PROVADA wordt gezien als hét moment om belangrijke en actuele onderwerpen aan de orde te stellen

BIJEENKOMSTEN IN ZAAL
Voor het organiseren van eigen bijeenkomsten (door standhouders) hebben wij een aantal zalen en vergaderruimten ter beschikking. 
Wij wijzen u erop dat het aantal beschikbare zalen beperkt is. Het is dus mogelijk dat er geen ruimte meer beschikbaar is voor uw bijeenkomst.

AANMELDEN BIJEENKOMSTEN IN ZAAL
PROVADA is graag op de hoogte van de bijeenkomsten die door de standhouders georganiseerd worden. Wij willen u dan ook verzoeken om uw bijeenkomst via onderstaande link aan te melden

Link: inlogsysteem 

Als u standhouder bent van PROVADA dan ontvangt u in februari een inlogcode en wachtwoord om uw zaal te kunnen reserveren.

 

PROTOCOL BIJEENKOMSTEN IN ZALEN

  • De bijeenkomsten in de zaal dienen aangemeld te worden via het inlogsysteem, zoals hierboven vermeldt;
  • De bijeenkomst moet vrij toegankelijk zijn voor alle bezoekers van PROVADA;
  • Kosten voor huur van de zaal en voor audio visuele middelen zullen aan u worden doorbelast. Deze kosten zijn inbegrepen in de huurprijs per uur, zoals hieronder vermeldt;
  • U kunt tijdens de beurs, als standhouder, eenmalig een zaal reserveren;
  • De zalen hebben een vaste opstelling, namelijk  een theateropstelling;
  • In de zaal heeft u beschikking over een standaard audio visueel pakket; 
  • Horecabenodigdheden voor de zalen dienen direct via de RAI (Jacqueline Felix, 020 549 23 46/ j.felix@rai.nl ) aangevraagd te worden. Het is niet toegestaan de zaal enkel te gebruiken t.b.v. borrels en/of lunches;
  • Optie op een zaal. Opties worden voor een maximum van 14 dagen verstrekt, hierna vervalt de optie automatisch;
  • Bij annulering van een zaal 1 maand voorafgaand aan de beurs zullen annuleringskosten van € 1.000,- in rekening worden gebracht. Bij annulering vanaf 2 weken voor aanvang van de beurs bedragen de annuleringskosten € 1.500,-
  • Aanvullende audiovisuele middelen dienen voor 7 mei te worden aangevraagd via het inlogsysteem ;
  • U kunt uw informatie met betrekking tot uw bijeenkomst tot 31 mei wijzigen via het inlogsysteem . Wij kunnen  niet garanderen dat wijzigingen na 31 mei nog worden doorgevoerd;
  • De zalen zijn per uur beschikbaar. We zullen in de planning rekening houden met eventuele aanpassingen die gedaan moeten worden aan de zaal.

DEADLINES

Aanvraag aanvullende audiovisuele middelen 7 mei 2012
Wijzigen informatie m.b.t. bijeenkomst 31 mei 2012


BESCHIKBARE ZALEN EN KOSTENOVERZICHT
Onderstaande zalen zijn beschikbaar voor inhoudelijke bijeenkomsten. Aanvragen voor deze zalen dienen via het inlogsysteem te worden doorgegeven. Indien een zaal wordt toegewezen ontvangt u hiervan een bevestiging. De kosten zijn inclusief zaalhuur, standaard audio visueel pakket en water voor de sprekers (technicus is aanwezig tijdens de opstart van de bijeenkomst). De kosten zijn exclusief catering, eventuele aanvullende audio visuele middelen en, indien akkoord bevonden door PROVADA, kosten voor het wijzigen van de zaalopstelling.

Beschikbaarheid zalen  
Dinsdag/woensdag/donderdag van 10:00 tot 19:00 uur

U kunt de zalen per uur huren bij PROVADA. We zullen met het inplannen qua tijd rekening houden met eventuele aanpassingen van de zaal. 
 

Zalen- en kostenoverzicht  
Zaal Aantal personen Huurprijs per uur Zaalopstelling
C 203 40 € 320,- THEATER
E 103  100 € 295,- THEATER
E 104  100 € 295,- THEATER
E 107  100 € 295,- THEATER
E 105 75 € 295,- THEATER
E 106 75 € 295,- THEATER
E 108   100  € 295,- THEATER
E 102  220  € 475,- THEATER
       
Vergaderzalen      
C 204 16  € 420,- VERGADER
C 205 10 € 310,- VERGADER
C 206 12 € 310,- VERGADER

AANMELDEN VAN BIJEENKOMSTEN
LOG HIER IN VOOR HET AANMELDEN VAN BIJEENKOMSTEN (alleen voor standhouders).
Voor meer informatie over alle bovenstaande mogelijkheden kunt u contact opnemen met: Femke Odekerken E femke@provada.nl T 030 - 605 14 24